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Ratgeber Email - Emails in der richtigen Form

Email KniggeEine Email zu versenden ist schnell, unkompliziert und mit einer entsprechenden Emailadresse sogar kostenlos. Deshalb kann eine Email in vielen Fällen durchaus einen Brief ersetzen. Ebenso wie bei der Briefpost sollte auch bei dem Versand der elektronischen Post auf die Form des Anschreibens geachtet werden. Schlecht erstellte Emails können nämlich einen Imageschaden bedeuten und es gibt einige Regeln, die bei dem Verfassen einer privaten aber auch geschäftlichen Email zu beachten sind.

Betreff mit Aussagekraft

 

Der Betreff (Subject) einer Email ist neben der Absenderangabe ein wesentliches Merkmal einer Email. Der Empfänger wird anhand des Betreffs entscheiden, wann und unter welchen Voraussetzungen er die Email lesen wird. Deshalb sollte in dem Betreff kurz und aussagekräftig umrissen werden, um was es in dem Text der Email geht. Wurde die Email gar ohne Betreff verschickt, droht ihr vielleicht sogar das vorzeitige Ende in dem virtuellen Papierkorb.

Inhalt der Email
Lassen Sie keine Missverständnisse aufkommen. Nicht jeder Empfänger versteht die Ironie oder Scherze, wenn er einen Text liest. Denn im Gegensatz zu dem direkten Gespräch können ironische Anmerkungen oder gar ein Augenzwinkern höchstens mit Emoticons oder Emojis verdeutlicht werden. Diese sind in ihrer Vielfalt jedoch nicht jedem Internet-Nutzer bekannt. Im geschäftlichen Email-Verkehr sollte Privates oder Intimes grundsätzlich nicht einfliessen.
Auch die Form einer Email ist von Bedeutung. Gross- und Kleinschreibung sollten ebenso wie die Grammatik, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Textgliederung und korrekte Anrede beachtet werden. Übrigens, das Grossschreiben von ganzen Worten oder Sätzen wird in der Welt des Internets dem Schreien gleichgesetzt.
Bei dem Schreiben einer Email ist immer zu bedenken, dass diese für lange Zeit gespeichert werden kann und eventuell auch von Dritten gelesen werden könnte.

Signatur verwenden
Im Privatleben gehört die Verabschiedung ebenso wie die Anrede zum guten Ton. Im geschäftlichen Email-Verkehr ist eine elektronische Visitenkarte sogar vorgeschrieben. Sie kann üblicherweise durch das Emailprogramm automatisiert angehängt werden. Die Signatur sollte klar gegliedert sein: Name, Email-Adresse, gegebenenfalls auch Anschrift und Telefonnummer. Doch auch hier ist zu bedenken, dass eventuell unautorisierte Dritte die Mail lesen könnten. Maximal sechs Zeilen sollten als Signatur übersichtlich angeordnet werden.

 

Priorität nur für den Ausnahmefall
Emails können mit hoher Priorität versendet werden. Der Empfänger sieht diese dann in seinem Posteingang farblich hervorgehoben oder mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Jedoch sollten nur wirklich wichtige Nachrichten mit dieser Kennzeichnung versehen werden. Andernfalls verliert die Kennzeichnung ihre Signalwirkung und der Empfänger entwickelt eine Gleichgültigkeit gegenüber der eingestellten Priorität seiner Emails. Und wenn es dann wirklich einmal sehr wichtig ist, hat die eingestellte Priorität keinen Effekt mehr.

Bitte keine Massenmails
Natürlich kann etwas wirklich Lustiges oder extrem Wichtiges schon einmal vom Internetanschluss an eine Gruppe von Empfängern aus dem Adressbuch verschickt werden. Doch von regelmässigen Email-Rundschreiben sollten die Empfänger in dem Email-Verteiler verschont werden. Das schont die Nerven der Empfänger und die Ressourcen der Email-Server.

Richtig zitieren
Es ist sinnvoll, wenn die Ursprungsnachricht der Antwort beigefügt wird. Doch die `alte´ Nachricht sollte sich grundsätzlich am Ende der neuen befinden. Mit der neuen Email, der Antwort, muss also ganz oben begonnen werden, während der erhaltene Text in den unteren Teil eingefügt wird. Die meisten Emailprogramme übernehmen einen Text automatisch in diesem Format, wenn bei einer empfangenen Email auf `Antworten´ geklickt wird. Diese erkennt man im Allgemeinen an dem `Re:´ vor dem eigentlichen Betreff. Eine ausgesprochen sinnvolle Funktion ist die Quotefunktion. Damit können Antworten direkt zwischen dem Text der Ursprungsmail eingefügt werden. Jedoch sollten wirklich nur die wesentlichen Textteile aufgeführt werden, in keinem Fall ganze Absätze. Damit würde die Nachricht zu unübersichtlich werden.

Lesebestätigung dezent verwenden
Mit einer Empfangsbestätigung möchte der Versender bestätigt bekommen, ob die Email von dem Empfänger erhalten (und möglichst auch gelesen) wurde. Doch ebenso wie nicht jeder Brief per Einschreiben versendet wird, sollte auch eine Empfangsbestätigung nicht allzu oft eingefordert werden. Das führt nämlich leicht dazu, dass sich der Empfänger belästigt oder gar überwacht fühlt.

Emails zeitnah beantworten
Der Email-Verkehr ist eine schnelle Art zu kommunizieren. Darum sollten Emails baldmöglichst, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Bei knapper Zeit kann manchmal ein kurzer Hinweis auf eine spätere Antwort sehr hilfreich sein. Voraussetzung für ein rasches Handeln ist die regelmässige Überprüfung des elektronischen Briefkastens auf neue Nachrichten. Auf Emails nicht zu reagieren ist genauso unhöflich, wie Briefe nicht zu beantworten. Dieses gilt natürlich nur für seriöse Anschreiben. Denn Spam - unerwünschte Mails - sollten auch als solcher behandelt werden, nämlich mit einen Klick in den Papierkorb verschoben werden. Auch Phishing-Emails gehören dorthin.

Sparsam mit Email-Anhängen
Umfangreiche Datenanhänge sollten nur dann versendet werden, wenn dieses vom Empfänger ausdrücklich erwünscht ist. Es ist besser, dem Empfänger entsprechende Anhänge anzukündigen und unbedingt darauf achten, dass das versendete Dateiformat vom Empfänger auch lesbar ist. Manche Empfänger verfügen vielleicht nicht über die geeigneten Programme, um die mitgeschickten Dateien zu öffnen und zu bearbeiten. Eine passende Benennung der angehängten Dateien ist sinnvoll, damit der Empfänger weiss, was er sich auf den Computer lädt.
Bei grösseren Datenpaketen ist die Nutzung eines Datenkomprimierungsprogramms (z.B. WinZIP oder WinRAR) sinnvoll, um die Menge der zu versendenden Daten zu verringern und damit auch den Transfer zu beschleunigen. Für Empfänger ohne einen DSL-Anschluss sollte wegen der mangelnden Bandbreite und dem anfallenden Transfervolumen bei dem langwierigen Download der Email völlig auf grössere Anhänge verzichtet werden.

Zu guter Letzt
Vor dem Versand sollte die Email noch einmal gründlich gelesen werden. Während des Verfassens schleichen sich nämlich leicht unpassende Ausdrücke oder Fehler ein und eventuell kann man einiges noch etwas besser formulieren. Gegen übersehene Rechtschreibfehler hilft die Rechtschreibprüfung des Emailprogramms. Werden mindestens die wichtigsten Regeln dieses Email-Knigge beachtet, werden Sie und Ihre Emails bei ihrem Kommunikationspartner mit Sicherheit gut ankommen.

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