Selbstständige und Unternehmer können das Smartphone, das sie für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern nutzen, vollständig oder teilweise von der Steuer absetzen. Das kommt immer auf den individuellen Fall an.
Kosten für Geschäftshandy gelten als Betriebsausgabe
Unternehmer müssen nur auf ihren Gewinn Steuern zahlen, nicht auf ihren gesamten Umsatz. Das bedeutet, dass Betriebsausgaben abgesetzt werden können und so die Steuerlast mindern. Außerdem können Unternehmer die geleistete Mehrwertsteuer als Vorsteuer anmelden und bekommen diese dann rückerstattet. Dabei gibt es aber einige Fallstricke zu beachten. Denn viele Selbstständige nutzen ihr Smartphone sowohl privat als auch geschäftlich. In diesem Fall dürfen die Kosten nur anteilig abgesetzt werden. Der folgende Ratgeber soll einen Überblick über die Möglichkeiten schaffen und stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar.
Rein geschäftliche Nutzung des Smartphones
Am einfachsten ist es, wenn der Unternehmer sich ein reines Geschäftshandy besorgt. Sowohl die Anschaffungskosten als auch die Kosten für den laufenden Mobilfunkvertrag kann er dann vollständig absetzen. Dabei ist zu beachten, dass die Anschaffungskosten ab einer bestimmten Höhe über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben werden müssen. Genauer lässt sich das in den AfA-Tabellen nachlesen. AfA ist kurz für Absetzung für Abnutzung. Seit 2021 gelten neue Regeln für Computer und andere Geräte. Diese dürfen jetzt in nur einem Jahr abgesetzt werden. Smartphones mit hohem Kaufpreis müssen aber nach wie vor über mehrere Jahre abgesetzt werden.
Die laufenden Kosten für das Geschäftshandy, die beispielsweise durch einen abgeschlossenen Vertrag oder eine Prepaid-Karte zustande kommen, lassen sich hingegen am Ende des Geschäftsjahres beziehungsweise mit der nächsten Steuererklärung absetzen. Außerdem kann regelmäßig die Vorsteuer angemeldet werden.
Private und geschäftliche Nutzung des Smartphones
Vor allem Selbstständige nutzen ihr Smartphone häufig sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Das ist zwar einerseits löblich, da es natürlich Ressourcen spart, kann beim Absetzen aber zu Problemen führen. Wird das Handy mehr als 10 Prozent auch für private Zwecke genutzt, kann es nur noch anteilig zu den Betriebsausgaben gerechnet werden. Wie hoch der private Anteil ist, lässt sich beispielsweise anhand der Abrechnung des Mobilfunkanbieters erkennen, in der die einzelnen Rufnummern aufgelistet sind. Das ist mit jeder Menge Arbeit verbunden. Alternativ besteht die Möglichkeit, die betriebliche Nutzung pauschal abzusetzen. Dafür gibt es aber Höchstsätze. Wer mehr bezahlt, kommt um eine einzelne Aufstellung der Kosten nicht herum. Deswegen sind Unternehmer und Selbstständige gut beraten, wenn sie die berufliche und die private Kommunikation voneinander trennen.
Dafür muss nicht immer unbedingt ein zweites Smartphone angeschafft werden. Auch Nutzung eines Dual-SIM-Gerätes bietet sich an. Dann lassen sich zumindest die Kosten für das Telefonieren an sich sauber auseinanderhalten. Die Anschaffungskosten müssen natürlich nach wie vor anteilig abgesetzt werden. Doch das muss dann nur ein einziges Mal ausgerechnet werden und nicht laufend.
Ausgaben für das Geschäftshandy nachweisen
Neben dem Geschäftshandy können auch weitere Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden. Bei Lexfree erfährst du, welche Kosten dazugehören. Mit einer guten Buchhaltungssoftware lassen sich Einnahmen und Ausgaben übersichtlich aufstellen. In jedem Fall sollten die Ausgaben für das Geschäftshandy fein säuberlich dokumentiert und nach den geltenden Regeln archiviert werden, sodass sie auf Nachfrage vom Finanzamt oder bei einer Betriebsprüfung jederzeit vorgelegt werden können.
Wer Vorsteuer geltend machen möchte, sollte besonders darauf achten, dass auf der Rechnung alle Pflichtangaben vorhanden sind. Sonst kann der Vorsteuerabzug nachträglich aberkannt werden, was empfindliche Nachzahlungen zur Folge hätte. Eine saubere Buchführung sollte also nicht vernachlässigt werden.