Die E-Mail gehört zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Internet. Ob private Nachrichten, geschäftliche Korrespondenz, Rechnungen oder Newsletter – elektronische Post lässt sich weltweit innerhalb kurzer Zeit versenden und empfangen. Dafür werden lediglich eine E-Mail-Adresse und ein Zugang zum Internet benötigt.
Doch wie funktioniert eine E-Mail, wo werden empfangene Nachrichten gespeichert und welche Möglichkeiten gibt es, E-Mails sicher zu versenden? Der telespiegel bietet einen Überblick über die wichtigsten Grundlagen, E-Mail-Anbieter, technische Einstellungen und Sicherheitsfragen.
Was ist eine E-Mail?
Die Abkürzung E-Mail steht für „Electronic Mail“, also elektronische Post. Dabei handelt es sich um eine digitale Nachricht, die über ein Computernetzwerk – üblicherweise das Internet – an einen oder mehrere Empfänger übermittelt wird.
Eine E-Mail besteht im Wesentlichen aus einer Absenderadresse, einer oder mehreren Empfängeradressen, einer Betreffzeile und dem eigentlichen Nachrichteninhalt. Zusätzlich lassen sich Anhänge wie Bilder, Dokumente oder andere Dateien versenden.
Voraussetzung ist eine E-Mail-Adresse, beispielsweise name@anbieter.de. Das @-Zeichen trennt den lokalen Teil der Adresse von der Domain. Welche Bedeutung dieses Sonderzeichen hat, erklärt der telespiegel im Beitrag über das @-Zeichen.
E-Mail-Posteingang: Nachrichten empfangen und lesen
Im Posteingang eines E-Mail-Kontos werden neu empfangene Nachrichten angezeigt. Üblicherweise sind dort der Absender, der Betreff und das Eingangsdatum zu sehen. Ungelesene E-Mails werden häufig besonders hervorgehoben.
Auf den Posteingang kann entweder über die Internetseite des jeweiligen E-Mail-Anbieters (Webmail) oder über ein E-Mail-Programm wie Outlook oder Thunderbird zugegriffen werden. Auch Smartphones ermöglichen den Empfang und Versand elektronischer Nachrichten.
Zum Organisieren der E-Mails stehen verschiedene Ordner und Funktionen zur Verfügung. Neben dem Posteingang gehören dazu insbesondere „Gesendet“, „Entwürfe“, „Spam“ und „Papierkorb“. Nachrichten lassen sich zudem sortieren, suchen, archivieren oder löschen.
Wer seine E-Mails lesen möchte, muss sich beim jeweiligen Anbieter oder im eingerichteten E-Mail-Programm anmelden. Der telespiegel stellt selbst keinen E-Mail-Posteingang bereit.
E-Mails schreiben und versenden
Zum Versenden einer E-Mail werden die Empfängeradresse, ein Betreff und der Nachrichtentext eingetragen. Anschließend wird die Nachricht über den E-Mail-Dienst des Absenders übertragen.
Eine aussagekräftige Betreffzeile, ein verständlicher Text und die richtige Anrede gehören speziell bei geschäftlichen Nachrichten dazu. Auch bei Anhängen ist Vorsicht geboten: Große Dateien können die zulässigen Größenbeschränkungen des E-Mail-Anbieters überschreiten.
Weitere Hinweise enthält der telespiegel-Ratgeber E-Mails richtig schreiben – Aufbau und Netiquette.
Wie funktioniert die Übertragung einer E-Mail?
Der Versand einer E-Mail läuft über mehrere technische Stationen:
Nach dem Absenden wird die Nachricht mithilfe des SMTP-Protokolls (Simple Mail Transfer Protocol) an einen E-Mail-Server übermittelt. Dieser ermittelt über das Domain Name System (DNS) den zuständigen Mailserver des Empfängers und leitet die Nachricht weiter.
Dort wird sie im E-Mail-Postfach gespeichert und kann anschließend gelesen werden. Für den Zugriff mit einem E-Mail-Programm werden häufig die Protokolle IMAP oder POP3 eingesetzt.
IMAP ermöglicht die Synchronisierung von Nachrichten und Ordnern zwischen dem Mailserver und mehreren Geräten. Dadurch ist beispielsweise auf dem Computer und dem Smartphone derselbe Posteingang verfügbar.
POP3 dient hauptsächlich zum Herunterladen von E-Mails auf ein Gerät. Ob die Nachrichten anschließend auf dem Server verbleiben oder gelöscht werden, hängt von den Einstellungen ab.
Die passenden Serveradressen und Einstellungen verschiedener Anbieter enthält die Übersicht zu E-Mail-Servern, POP3, IMAP und SMTP.
Welche Arten von E-Mails gibt es?
E-Mail-Nachrichten lassen sich nach ihrem Zweck unterscheiden. Dazu gehören private und geschäftliche Mitteilungen, automatisch verschickte Bestätigungen, Rechnungen, Newsletter und Werbenachrichten.
Eine besondere Rolle spielen Spam-Mails. Dabei handelt es sich um unerwünschte Nachrichten, insbesondere massenhaft versendete Werbung. Betrügerische E-Mails können außerdem versuchen, Passwörter und andere persönliche Daten zu erschleichen.
Beim Versand an mehrere Empfänger gibt es unterschiedliche Adressierungsarten:
- An: Hier stehen die direkten Empfänger einer Nachricht.
- CC (Carbon Copy): Weitere Empfänger erhalten eine sichtbare Kopie der E-Mail. Die CC-Adressen sind für die übrigen Empfänger erkennbar.
- BCC (Blind Carbon Copy): Empfänger erhalten eine verdeckte Kopie. Ihre Adressen werden den anderen Empfängern nicht angezeigt.
Kostenlose E-Mail-Anbieter und Kontoeinrichtung
Eine eigene E-Mail-Adresse ist bei verschiedenen Diensten kostenlos erhältlich. Bekannte Anbieter sind beispielsweise GMX, WEB.DE, Gmail, Outlook.com und Yahoo Mail. Die Angebote unterscheiden sich unter anderem beim verfügbaren Speicherplatz, den zulässigen Anhanggrößen, den Sicherheitsfunktionen und der Nutzung mit externen E-Mail-Programmen.
Weitere Informationen bietet der telespiegel im Vergleich kostenloser E-Mail-Anbieter.
E-Mail-Sicherheit: Spam, Phishing und Verschlüsselung
E-Mails können Schadsoftware enthalten, auf gefälschte Webseiten führen oder vertrauliche Informationen preisgeben. Deshalb sollten unbekannte Anhänge und verdächtige Links nicht unüberlegt geöffnet werden.
Moderne E-Mail-Dienste verwenden häufig TLS, um die Verbindung bei der Übertragung zu verschlüsseln. Das ist allerdings nicht mit einer durchgehenden Verschlüsselung des Nachrichteninhalts gleichzusetzen. Dafür kommen Verfahren wie OpenPGP oder S/MIME infrage.
Die wichtigsten telespiegel-Ratgeber zur Sicherheit:
- E-Mails verschlüsseln: Unterschiede zwischen Transportverschlüsselung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
- Spam und unerwünschte Werbemails: Was Spam bedeutet und welche Risiken damit verbunden sind.
- Phishing und Pharming: Wie Betrüger mit gefälschten Nachrichten und manipulierten Webseiten vorgehen.
- Kostenlose Anti-Spam-Programme: Zusätzliche Filtermöglichkeiten gegen unerwünschte Nachrichten.
- Echte E-Mails vor dem Spamfilter schützen: Warum seriöse Nachrichten manchmal im Spamordner landen.
Weitere Informationen und E-Mail-Ratgeber
Neben den Grundlagen und Sicherheitsfragen bietet der telespiegel weitere Hintergrundinformationen:
E-Mails vor dem Download sichten: Welche Möglichkeiten es gibt, Nachrichten vor dem vollständigen Herunterladen zu prüfen.
Geschichte der E-Mail: Wie die elektronische Post entstand und sich zu einem weltweiten Kommunikationsmittel entwickelte.
Die E-Mail hat sich seit ihren Anfängen erheblich weiterentwickelt. Trotz Messenger-Diensten und sozialen Netzwerken bleibt sie insbesondere für geschäftliche Kommunikation, Registrierungen, Vertragsunterlagen und den Austausch von Dokumenten von großer Bedeutung.
Aktuelle telespiegel-Nachrichten zum Thema E-Mail
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