Ratgeber Email – E-Mails in der richtigen Form

Email Knigge

Eine E-Mail zu versenden ist schnell, unkompliziert und mit einer entsprechenden E-Mail-Adresse sogar kostenlos. Deshalb kann eine E-Mail im Web in vielen Fällen einen Brief ersetzen. Ebenso wie bei der Briefpost sollte auch bei dem Erstellen der elektronischen Post auf die Form des Anschreibens und die Aussagekraft geachtet werden. Denn schlecht erstellte E-Mails können nämlich einen Imageschaden bedeuten, beispielsweise bei einer Online-Bewerbung. Es gibt einige Regeln, die bei dem Verfassen einer privaten, aber auch geschäftlichen E-Mail zu beachten sind.

Insbesondere bei geschäftlichen E-Mails ist auf die sogenannte „Netiquette“ (in Deutsch: Netikette) geachtet werden, die für jeglichen elektronischen Informationsaustausch gelten sollte. Das Wort „Netiquette“ setzt sich aus den zwei Worten „net“ für Netz (Internet) und dem französischen „etiquette“ für die „Verhaltensregeln“ (gutes Benehmen) zusammen.

E-Mail Struktur

Empfehlung für den Aufbau einer E-Mail:

  • Aussagekräftige Betreffzeile
  • Höfliche Anrede
  • Kurzer Einleitungssatz
  • Hauptteil mit Absätzen gegliedert
  • Freundlicher Schlusssatz zur Verabschiedung
  • Grußformel, nicht als MfG abkürzen
  • Signatur: Vor- und Zuname und Anschrift des Absenders

Betreff mit Aussagekraft

Der Betreff (Subject) einer E-Mail ist neben der Absenderangabe ein wesentliches Merkmal einer E-Mail. Der Empfänger wird anhand des Betreffs entscheiden, wann und unter welchen Voraussetzungen er die E-Mail lesen wird. Deshalb sollte in dem Betreff kurz und aussagekräftig umrissen werden, um was es in dem Text der E-Mail geht. Wurde die E-Mail gar ohne Betreff verschickt, droht ihr vielleicht sogar das vorzeitige Ende in dem virtuellen Papierkorb.

Inhalt der E-Mail

Lassen Sie keine Missverständnisse aufkommen. Nicht jeder Empfänger versteht die Ironie oder Scherze, wenn er einen Text liest. Denn im Gegensatz zu dem direkten Gespräch können ironische Anmerkungen oder gar ein Augenzwinkern höchstens mit Emoticons oder Emojis verdeutlicht werden. Diese sind in ihrer Vielfalt jedoch nicht jedem Internet-Nutzer bekannt. Im geschäftlichen E-Mail-Verkehr sollte Privates oder Intimes grundsätzlich nicht einfließen.
Auch die Form einer E-Mail ist von Bedeutung. Groß- und Kleinschreibung sollten ebenso wie die Grammatik, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Textgliederung und korrekte Anrede beachtet werden. Übrigens, das Großschreiben von ganzen Worten oder Sätzen wird in der Welt des Internets dem Schreien gleichgesetzt.
Bei dem Schreiben einer E-Mail ist immer zu bedenken, dass diese für lange Zeit gespeichert werden kann und eventuell auch von Dritten gelesen werden könnte.

Signatur verwenden

Im Privatleben gehört die Verabschiedung ebenso wie die Anrede zum guten Ton. Im geschäftlichen E-Mail-Verkehr ist eine elektronische Visitenkarte sogar vorgeschrieben. Sie kann üblicherweise durch das E-Mailprogramm automatisiert angehängt werden. Die Signatur sollte klar gegliedert sein: Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls auch Anschrift und Telefonnummer. Doch auch hier ist zu bedenken, dass eventuell unautorisierte Dritte die Mail lesen könnten. Maximal sechs Zeilen sollten als Signatur übersichtlich angeordnet werden.

Priorität nur für den Ausnahmefall

E-Mails können mit hoher Priorität versendet werden. Der Empfänger sieht diese dann in seinem Posteingang farblich hervorgehoben oder mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Jedoch sollten nur wirklich wichtige Nachrichten mit dieser Kennzeichnung versehen werden. Andernfalls verliert die Kennzeichnung ihre Signalwirkung und der Empfänger entwickelt eine Gleichgültigkeit gegenüber der eingestellten Priorität seiner E-Mails. Und wenn es dann wirklich einmal sehr wichtig ist, hat die eingestellte Priorität keinen Effekt mehr.

Rundschreiben? Bitte keine Massenmails

Natürlich kann etwas wirklich Lustiges oder extrem Wichtiges schon einmal vom Internetanschluss an eine Gruppe von Empfängern aus dem Adressbuch verschickt werden. Doch von regelmäßigen E-Mail-Rundschreiben sollten die Empfänger in dem E-Mail-Verteiler verschont werden. Das schont die Nerven der Empfänger und die Ressourcen der E-Mail-Server.

Richtig zitieren

Es ist sinnvoll, wenn die Ursprungsnachricht der Antwort beigefügt wird. Doch die `alte´ Nachricht sollte sich grundsätzlich am Ende der neuen befinden. Mit der neuen E-Mail, der Antwort, muss also ganz oben begonnen werden, während der erhaltene Text in den unteren Teil eingefügt wird. Die meisten E-Mailprogramme übernehmen einen Text automatisch in diesem Format, wenn bei einer empfangenen E-Mail auf `Antworten´ geklickt wird. Diese erkennt man im Allgemeinen an dem `Re:´ vor dem eigentlichen Betreff. Eine ausgesprochen sinnvolle Funktion ist die Quotefunktion. Damit können Antworten direkt zwischen dem Text der Ursprungsmail eingefügt werden. Jedoch sollten wirklich nur die wesentlichen Textteile aufgeführt werden, in keinem Fall ganze Absätze. Damit würde die Nachricht zu unübersichtlich werden.

Lesebestätigung dezent verwenden

Mit einer Empfangsbestätigung möchte der Versender bestätigt bekommen, ob die E-Mail von dem Empfänger erhalten (und möglichst auch gelesen) wurde. Doch ebenso wie nicht jeder Brief per Einschreiben versendet wird, sollte auch eine Empfangsbestätigung nicht allzu oft eingefordert werden. Das führt nämlich leicht dazu, dass sich der Empfänger belästigt oder gar überwacht fühlt.

Timing: E-Mails zeitnah beantworten

Der E-Mail-Verkehr ist eine schnelle Art zu kommunizieren. Darum sollten E-Mails baldmöglichst, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Bei knapper Zeit kann manchmal ein kurzer Hinweis auf eine spätere Antwort sehr hilfreich sein. Der Einsatz der Abwesenheitsnotiz ist nur bei einem geschäftlichen Postfach zu empfehlen.
Voraussetzung für ein rasches Handeln ist die regelmäßige Überprüfung des elektronischen Briefkastens auf neue Nachrichten. Auf E-Mails nicht zu reagieren ist genauso unhöflich, wie Briefe nicht zu beantworten. Dieses gilt natürlich nur für seriöse Anschreiben. Denn Spam (unerwünschte Mails) sollten auch als solcher behandelt werden, nämlich mit einem Klick in den Papierkorb verschoben werden. Auch Phishing-E-Mails gehören dorthin.

Sparsam mit E-Mail-Anhängen

Umfangreiche Dateianhänge sollten nur dann versendet werden, wenn dieses vom Empfänger ausdrücklich erwünscht ist. Es ist besser, dem Empfänger entsprechende Anhänge anzukündigen und unbedingt darauf achten, dass das versendete Dateiformat vom Empfänger auch lesbar ist. Manche Empfänger verfügen vielleicht nicht über die geeigneten Programme, um die mitgeschickten Dateien zu öffnen und zu bearbeiten. Eine passende Benennung der angehängten Dateien ist sinnvoll, damit der Empfänger weiß, was er sich auf den Computer lädt.
Bei größeren Datenpaketen ist die Nutzung eines Datenkomprimierungsprogramms (z.B. WinZIP oder 7-ZIP) sinnvoll, um die Menge der zu versendenden Daten zu verringern und damit auch den Transfer zu beschleunigen. Für Empfänger ohne einen schnellen DSL-Anschluss oder die das Postfach nur mobil nutzen, sollte wegen möglicherweise geringen Bandbreite und dem anfallenden Transfervolumen bei dem Download der E-Mail völlig auf größere Anhänge verzichtet werden.

Zu guter Letzt

Vor dem Versand sollte die E-Mail noch einmal gründlich gelesen werden. Während des Verfassens schleichen sich nämlich leicht unpassende Ausdrücke oder Fehler ein, eventuell kann man einiges noch etwas besser formulieren oder ein Ausrufezeichen einsparen. Gegen übersehene Rechtschreibfehler hilft die Rechtschreibprüfung des E-Mailprogramms.
Werden mindestens die Form und die wichtigsten Regeln dieses E-Mail-Knigge beachtet, werden Sie und Ihre E-Mails bei Ihrem Kommunikationspartner mit Sicherheit gut ankommen.

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