In vielen Fällen hat die Email den klassischen Brief und die Postkarte ersetzt. Meistens spricht auch nichts dagegen, aber vieles dafür. Emails können weltweit schnell und kostengünstig verschickt werden. Voraussetzung ist, dass sowohl der Versender als auch der Empfänger über einen Internetzugang und ein Emailpostfach verfügen. Maßgeblich ist auch die Form der Email, also wie sie verfasst wurde. Die Umgangsform und die Gestaltung des Textes lassen Rückschlüsse auf den Schreiber zu und sind insbesondere, aber nicht nur im geschäftlichen Schriftwechsel wichtig. Emails, die ohne Satzzeichen, in einheitlicher Kleinschreibung und ohne höfliche Anrede bei dem Empfänger ankommen, hinterlassen sicherlich keinen guten Eindruck. Ebenso wie bei dem Brief ist bei der Email die Einhaltung bestimmter Regeln von Vorteil. Der Email-Knigge rät beispielsweise zu einer freundlichen Anrede, zu korrekten Umgangsformen und einer eindeutigen Schreibweise. Damit stellt der Versender sicher, dass sein Gegenüber ihn richtig versteht und gerne mit ihm kommuniziert.
Doch nicht immer ist es angebracht, die elektronische Post zu nutzen. Besonders persönliche Nachrichten, wichtige Schriftstücke und Dokumente sollten oder können oft nicht elektronisch verschickt werden, sondern bedürfen des Versands als physischer Brief. In einigen Fällen kann die sogenannte De-Mail (telespiegel-News vom 05.02.2009) beziehungsweise der E-Postbrief (telespiegel-News vom 14.07.2010) genutzt werden, denn die soll das Briefgeheimnisses wahren und eine besonders sichere Alternative sein. Für alle anderen Schriftstücke gilt, als Email versendet kommt sie normalerweise innerhalb weniger Sekunden und mit dem entsprechenden Emailprovider auch kostenlos bei dem Empfänger an.
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